L’enjeu de la dématérialisation des traitements comptables est principalement opérationnel, mais pas seulement. Il est aussi économique. Ce mode de gestion numérique de la comptabilité relève également d’une démarche écologique. Il vise à préserver et à améliorer l’environnement en supprimant un facteur de dégradation : l’utilisation massive du papier.
Comprendre la dématérialisation comptable
Pour le dire simplement, la dématérialisation comptable se définit comme la suppression des documents papiers (factures, bons de commande, déclarations fiscales, …) et le remplacement de ces derniers par une version numérique. Cette conversion permet par la suite l’automatisation des processus de traitement de la comptabilité. Cette méthode vous affranchit de la manipulation particulièrement chronophage des documents papiers. Elle facilite par la même occasion les flux commerciaux entre fournisseurs et clients.
La mise en place de la dématérialisation nécessite mûre réflexion. Elle doit essentiellement tenir compte de l’envergure de la structure et du périmètre du projet. Ces éléments permettront de choisir l’outil adéquat et de mettre en place un plan d’action efficace au niveau de la technologie, de la méthodologie mais aussi des ressources humaines (adhésion des collaborateurs, formation, …). En amont de la mise en place du projet de dématérialisation, il est tout aussi indispensable de mesurer l’impact d’une telle réforme auprès des clients.
Une dématérialisation liée à des enjeux opérationnels
Quel que soit le secteur d’activité, aujourd’hui, on n’échappe pas aux fulgurantes mutations technologiques. Ces dernières impliquent l’automatisation de bon nombre d’activités dans une entreprise dont celles de la comptabilité. Pour être efficace, il est presque impératif de suivre le mouvement. Au-delà d’une simple mise à jour du mode de fonctionnement, l’efficacité opérationnelle figure parmi les principaux enjeux de la dématérialisation comptable pour les entreprises mais aussi pour les cabinets d’experts comptables.
Le côté pratique de la dématérialisation des traitements comptables se traduit de manière effective à travers les nombreuses fonctionnalités des logiciels et autres outils de gestion automatique de la comptabilité. Ces logiciels permettent entre autres de créer les journaux comptables de base (journaux de trésorerie, journaux d’achat et de vente, paie, opération de clôture, écritures sur la TVA, …), de gérer les comptes généraux, d’utiliser des comptes auxiliaires pour avoir un compte dédié pour chaque fournisseur/partenaire/client. Ces outils de dématérialisation comptable permettent également d’éditer facilement les états comptables (bilan, résultat provisoire, balance comptable, …).
L’enjeu économique et écologique de la dématérialisation comptable
La réduction des coûts figure également sur la liste des enjeux majeurs de la dématérialisation comptable. Toutes les études sur la dématérialisation confirment l’intérêt économique de l’automatisation des traitements comptables. Avec la méthode traditionnelle, on estime à 14 euros le coût de traitement des factures entrantes (cela inclut le prix du papier, les frais de saisie, de validation, de paiement, d’archivage et éventuellement de litige) et 5 euros pour le traitement des factures sortantes. Selon la Commission Européenne, globalement, les entreprises établis sur le territoire européen pourraient réaliser une économie annuelle de 64,5 milliards d’euros en optant pour la comptabilité dématérialisée.
Les enjeux de la dématérialisation comptable sont aussi écologiques. Voici les faits. Le monde consomme chaque année 339 millions de tonnes de papier (dont 10,9 millions pour la France), ce qui équivaut à une consommation de 10.750 kg par seconde. Quand on sait que la fabrication d’un kilogramme de papier nécessite en moyenne 2 kg de bois et une soixantaine de litres d’eau, on mesure clairement l’empreinte écologique de la dématérialisation des traitements comptables. L’économie des ressources réalisées avec la digitalisation est énorme.
Un enjeu lié à la sécurité des données
La sécurité des données représente un autre enjeu majeur de la dématérialisation comptable. Cette question se pose à plusieurs niveaux : sur le plan du stockage, en termes d’archivage et d’accès aux données. La dématérialisation comptable suppose le stockage de toutes les données numérisées sur un serveur. Le choix d’un prestataire fiable sera pour chaque entreprise le gage de cette sécurité.
Les meilleurs proposent un hébergement informatique situé dans un Datacenter répondant à des normes exigeantes, ceci, quels que soient le volume et la nature des données dématérialisées à stocker. La dématérialisation facilite par ailleurs l’archivage des données sensibles. La plupart des logiciels de comptabilité permettent l’archivage électronique des documents nécessaires aux traitements comptables mais aussi l’importation des données bancaires. Si toutes ces données sont accessibles même en mobile, l’accès est strictement réglementé pour en garantir encore une fois la sécurité.
