La facture dématérialisée ou facture électronique s’impose désormais comme le standard en termes de facturation, bien que la plupart des petites entreprises soient toujours au stade des traditionnels formats papiers. Cela implique la mise en place d’un nouveau processus de transmission des données, l’EDI en l’occurrence. Imposée par la loi, cette dématérialisation s’inscrit dans les stratégies de réduction de coût de fonctionnement d’une entreprise. Explications.
La facture dématérialisée, au-delà d’une simple numérisation
Une facture dématérialisée est une facture numérique. La dématérialisation vise principalement à faciliter la relation entre client et fournisseur et réduire les coûts inhérents à la gestion de la facturation. Vous avez le choix entre deux types de facture dématérialisée :
- la facture électronique structurée qui nécessite l’utilisation d’un programme de dématérialisation dédié comme Chorus. Cet outil permet notamment de structurer et de baliser les factures dématérialisées selon les normes. Ces dernières qui correspondent à des formats spécifiques (EDI, XML, IDoc de SAP, …) sont reconnues par l’administration fiscale.
- la facture simple non structurée. Il s’agit d’une facture au format PDF, JPEG ou Word. Ces formats sont facilement modifiables. Leur fiabilité est donc discutable.
L’EDI pour une transmission sécurisée des factures
Par opposition à l’échange physique des documents commerciaux, l’EDI ou échange de données informatisées est un système qui permet l’échange de données d’ordinateur à ordinateur. En éliminant le support papier, ce processus réduit le coût de traitement. Les études démontrent que les factures dématérialisées et échangées via flux EDI coûtent le tiers des factures sur papier, si ce n’est moins.
L’EDI permet par ailleurs de suivre en temps réels les transactions effectuées, ce qui en fait un système sécurisé et fiable. En même temps, le traitement numérique vous fait gagner du temps précieux que vous pouvez affecter à la production par exemple pour optimiser la performance de votre entreprise. En pratique, l’EDI permet d’échanger tout type de documents commerciaux : bons de commandes, factures, ASN (avis préalable à l’expédition), documents douaniers ou de statut d’expédition, etc.
Les avantages de la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages. En voici les principaux :
- bénéfices écologique avec le non-usage du papier
- un coût réduit des factures toujours grâce au non-usage du papier
- une automatisation du traitement qui apporte traçabilité, fiabilité (intégrité du contenu) et sécurité
- diminution du temps de traitement pour une meilleure productivité
- archivage centralisé de vos données qui permet d’accéder facilement un document
- possibilité de consultation en mobile d’une information exhaustive.
Numérisation des factures : ce que dit la loi
Par l’ordonnance du 26 juin 2014, la dématérialisation des factures devient une obligation légale. Cette obligation concerne toute émise à destination de l’État et autres institutions publiques (mairies, collectivités territoriales, …). Cette obligation a déjà été effective pour les grandes entreprises et les personnes publiques depuis le 1er janvier 2017. Les entreprises de taille intermédiaire elles, ont appliqué cette loi depuis le 1er janvier 2018 et les PME depuis le 1er janvier 2019. Les très petites entreprises ont jusqu’à décembre 2019 pour effectuer le passage vers les factures dématérialisées.
Ces dispositions s’appliquent également à tous les établissements publics. Ces derniers sont tenus par la loi d’accepter les factures électroniques. Pour ce qui est du secteur privé et des relations commerciales dans ce secteur, les dispositions relatives à la dématérialisation des factures sont précisées dans l’article 222 de la loi Macron du 6 août 2015. Il est stipulé que l’émission d’une facture dématérialisée n’est pas obligatoire. En revanche, les organismes privés sont tenus d’accepter les factures électroniques, et ce, quelle que soit sa taille. Le calendrier d’obligation reste le même que celui du secteur public.
