Toutes les entreprises, quels que soient la taille et le secteur d’activité, doivent avoir une bonne gestion de leur comptabilité. Certes, la gestion comptable permet de gérer et de suivre la situation financière de son entreprise, mais permet également de rester conforme à toutes les obligations comptables. Ainsi, pour savoir comment choisir son logiciel de gestion comptable, il est important de bien connaître tous les besoins de son entreprise en matière de comptabilité.
Penser obligations comptables quand on choisit un logiciel de comptabilité
Il est important pour toutes entreprises de respecter les engagements comptables. Avant de définir les critères de choix, dont la configuration et les caractéristiques techniques idéales, il faut penser à ce que son entreprise reste conforme aux obligations comptables. Les logiciels de comptabilité sur le marché ne sont pas tous identiques et n’offrent pas les mêmes possibilités.
Les principales obligations sont la tenue des documents comptables, la conservation de toutes les pièces justificatives et le dépôt des comptes annuels. La tenue des documents comptables concerne la tenue du journal, le grand livre comptable et les comptes annuels constitués de bilan comptable, de compte de résultat et de l’annexe explicative. Ensuite, il faut préserver toutes les pièces justificatives relatives aux informations dans les comptes, qu’il s’agisse de ventes ou d’achats. Enfin, les comptes annuels doivent être déposés au greffe du Tribunal de commerce.
Un bon logiciel de gestion comptable est capable de contenir et de restituer les données nécessaires à l’établissement des documents comptables et administratifs. Bien connaître ses obligations permet donc préalablement de choisir son logiciel de comptabilité.
Attention toutefois, car les obligations sont différentes en fonction du régime d’imposition de l’entreprise. Pour les entreprises soumises aux BIC, à l’IS ou au régime normal d’imposition, la tenue d’une comptabilité d’engagement est une obligation. Mais en règle générale, les obligations comptables sont unifiées. Les entreprises SARL et SAS ont par exemple les mêmes obligations. Il en est de même pour les entreprises individuelles et les sociétés commerciales.
Pour rester conformes à toutes ces obligations, bon nombre d’entreprises font appel à un expert-comptable. Avoir un logiciel de gestion comptable adapté permet de réduire les honoraires de cet expert, voire de se passer de ses services. Certains logiciels de comptabilité offrent des fonctionnalités complètes gérant l’ensemble des obligations comptables.
Définir le bon type de logiciel de comptabilité pour son entreprise
Il existe en effet de nombreux types de logiciel de gestion de comptabilité. Le choix doit se faire en fonction du fonctionnement dans l’entreprise. Selon leur type, les logiciels ont des avantages et des inconvénients à prendre en compte. Les logiciels de comptabilité « on-premise », adaptés aux petites entreprises, sont installés sur le serveur même de l’entreprise. Les données sont sécurisées, car elles sont également hébergées au sein de l’entreprise. Les logiciels « on line » sont installés sur les serveurs distants des éditeurs. Les applications et les données sont accessibles grâce à Internet. Ce qui permet d’accéder à son système comptable partout et via n’importe quelle plateforme.
Il y a aussi les logiciels de pré comptabilité qui ne permettent que de la comptabilité de base : entre autres, suivi des dépenses, gestion de factures, génération des écritures comptables. Ce type de logiciel est idéal pour les TPE. En revanche, les logiciels de pré comptabilité ne permettent pas l’établissement des documents juridiques et comptables. Le recours aux services d’un expert-comptable est incontournable.
Dans tous les cas, il existe des logiciels de comptabilité qualifiés de sophistiqués qui peuvent effectuer toutes les tâches comptables, y compris les relances automatiques des mauvais payeurs et la réalisation du bilan comptable. Ce type de logiciel est multitâche et dispose de fonctionnalités avancées très complètes. De nombreux éditeurs de logiciels peuvent actuellement concevoir des programmes entièrement sur mesure, adaptés notamment à des besoins spécifiques. Ce type de logiciel est ultra évolutif et peut offrir d’autres types de services et modules spécifiques.
Les éléments techniques à privilégier pour choisir le bon logiciel de comptabilité
En plus des besoins de l’entreprise, il faut également prendre en compte les caractéristiques du logiciel à choisir. La meilleure manière de procéder, c’est de se poser les bonnes questions. Est-ce qu’il est adapté à la taille de l’entreprise ? Votre secteur d’activité a-t-il besoin d’un logiciel spécifique ou un logiciel standard peut convenir ? Combien de collaborateurs vont utiliser le logiciel, notamment si l’on opte pour solution « on-line » payante ? Dans ce cas précis, quel est le niveau de protection des données offert par l’éditeur ? L’éditeur du logiciel de comptabilité en ligne garantit-il le respect des réglementations en termes de sécurisation, de conservation et d’inaltérabilité des données ? Les réponses à toutes ces questions techniques permettent d’affiner les critères de choix pour obtenir la meilleure solution comptable pour son entreprise.
En résumé, pour bien choisir son logiciel de gestion de comptabilité, il faut d’abord penser à toutes les possibilités offertes par le logiciel quant aux obligations comptables. Ensuite, bien définir les besoins réels de l’entreprise en termes de gestion comptable, puis les caractéristiques techniques du logiciel. Dans tous les cas, vous pouvez toujours faire appel à un professionnel en la matière pour vous accompagner dans votre choix de logiciel de gestion comptable.
