Chorus Portail Pro (CPP 2017) remplace l’outil Chorus Factures qui avait été lancé le 1er janvier 2012 pour répondre à l’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures dématérialisées émises par ses fournisseurs à compter du 1er janvier 2012 par la loi de modernisation de l’économie dite LME du 4 août 2008.
La comptabilité publique à la conquête de la dématérialisation avec Chorus Pro
Chorus Portail Pro 2017 est une solution mutualisée dédié à la facturation, permettant à toute structure publique d’émettre et de réceptionner gratuitement ses factures par voie électronique.
Ce portail a vu le jour suite à l’ ordonnance du 26 juin 2014 qui vise à rendre la facturation électronique obligatoire pour les fournisseurs de l’état, des collectivités territoriales et des établissements publics d’ici 2020.
L’objectif est de simplifier la vie de plus d’un million d’entreprises et de moderniser les administrations publiques. Le développement de la facturation électronique permettra également aux entreprises d’alléger leur charge administrative et de se concentrer sur le coeur de leur activité afin de gagner en compétitivité.
Chorus Pro, qui est concerné ?
Sont concernés, d’une part, l’Etat, les établissements publics nationaux (EPN) tels que le CNRS, Pôle Emploi, CCI…., les établissements Publics Locaux et de santé ainsi que les collectivités territoriales et leurs groupements (villes, métropoles, conseils…).
Et d’autre part, tous leurs fournisseurs, que sont les titulaires de contrats, les sous-traitants admis au paiement direct, ainsi que les collectivités territoriales et leurs établissements publics.
Le projet va se déployer par étape en fonction du nombre de salariés mais aussi du chiffre d’affaire réalisé par les sociétés concernées.
Ainsi l’utilisation de Chorus Portail devient obligatoire :
- Le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises y compris leurs filiales et entités de plus de 5 000 salariés et CA > 1.5 milliards €
- Le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5000 salariés) et CA < 1,5 milliards €
- le 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) et CA < 50 millions €
- Le 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises (moins de 10 salariés) et CA < 2 millions €
Chorus Pro, comment ça marche ?
Avant tout, la dématérialisation des factures, qu’est-ce que c’est ?
Dématérialiser une facture consiste à remplacer la facture papier par une facture électronique. Ainsi la facture est créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique et non plus papier.
Elle peut être enregistrée sous plusieurs formats : EDI , PDF ou un mixte XML-PDF.
Afin de s’adapter au maximum de cas, Chorus Pro propose 3 modes d’accès différents pour émettre ou recevoir des factures via le portail :
Mode EDI qui correspond au mode le plus poussé en terme d’intégration et d’automatisation puisque tous les échanges se font en raccordement direct ou via un opérateur de dématérialisation.
Mode service qui permet d’accéder aux fonctionnalités du portail directement depuis le système d’information du fournisseur par appel d’API
Mode portail qui consiste à télécharger ou saisir manuellement les factures depuis le portail.
Si les modes « service » et « portail » permettent de bénéficier de toutes les fonctionnalités proposées par CPP, ce ne sera pas le cas avec le mode EDI qui ne permettra que d’émettre et de s’assurer de la bonne réception des factures.
Les 2 autres modes pourront en plus :
- Consulter les engagements et les bons de commandes émis par les services de l’état
- Réaliser l’archivage des factures et pièces jointes pendant 10 ans
- Gérer les utilisateurs et leurs habilitations
- Bénéficier de l’assistance utilisateur en cas de difficultés
- Qualifier les interfaces avec CPP avant la mise en production
En terme de déploiement, en mode « Portail » il sera rapide puisque le seul pré-requis sera de créer sa fiche structure et ses utilisateurs.
En mode « service » et « EDI » vous devrez par contre établir un rétro-planning incluant les phases de spécifications, développement, qualification paramétrage et suivi du démarrage.
Chorus Pro, pour gagner en compétitivité
Vous ne devez pas voir ce passage obligé vers la dématérialisation comme une contrainte mais comme une opportunité de moderniser vos processus.
La dématérialisation de vos factures est synonyme de réduction :
- des coûts… et oui plus besoin de timbres, d’enveloppes ou papier
- des tâches administratives répétitives et sans valeur ajoutée
- des délais de traitement et donc de paiement
La mise en place des statuts de la facture électronique dans Chrorus Pro vous permet de suivre l’avancée du traitement de vos dossiers. En effet, La facture électronique peut être :
- déposée ;
- en cours d’acheminement vers le destinataire ;
- mise à disposition du destinataire ;
- comptabilisée ;
- rejetée, le cas échéant ; mise en paiement (correspondant à la transmission du fichier de virement).
Ce système de suivi en ligne de l’état de traitement des factures va non seulement améliorer la traçabilité et donc le contrôle, mais aussi la qualité de vos relations avec vos clients en apportant plus de fluidité dans vos échanges. Fini les relances téléphoniques intempestives pour savoir si la facture a bien été réceptionnée et où en est le paiement…Vous pourrez vous consacrer à 100% à la satisfaction de vos clients en écartant les questions administratives potentiellement source de tensions.
La dématérialisation des factures peut aussi constituer un avantage concurrentiel car on retrouve de plus en plus souvent des clauses de dématérialisation obligatoires dans les contrats fournisseurs.
Elle peut enfin constituer un axe de communication permettant d’attester de la modernité de votre structure et de sa bienveillance environnementale.
Alors que vous soyez ou non fournisseur des marchés publics, n’attendez plus pour dématérialiser. Vous avez tout à y gagner !
