Un logiciel de facturation qui convient à un auto entrepreneur n’est pas forcément adapté à la gestion comptable d’une entreprise commerciale de grande envergure. Aussi est-il important de trouver le meilleur logiciel de facturation qui répond au mieux aux besoins de votre compagnie.
Le logiciel de facturation : un outil pratique et fiable
Au-delà du fait que l’utilisation d’un logiciel de facturation soit devenue une obligation légale (l’arrêté du 22 mars 2017 stipule que toutes les entreprises françaises doivent être équipées de cet outil en 2020), ce programme facilite l’édition des factures de façon significative. Avec un logiciel, vous établissez une facture en quelques clics. Fini la sempiternelle saisie sur une feuille de calcul Excel. Les processus de facturation sont automatisés pour un gain de temps considérable.
Par ailleurs, qu’il s’agisse d’un logiciel de facturation gratuit et simple ou d’un logiciel de facturation pour entreprise plus abouti, le programme écarte toute erreur comme les doublons ou les confusions (HT pour TTC et vice versa). Chaque outil intègre une gamme de fonctionnalités supplémentaires en plus des bases imposées par la loi. La création et l’enregistrement de fiches clients, la création de modèles de facture, la gestion de la TVA, la numérotation successive des factures font partie de ces fonctionnalités fondamentales. Face aux nombreuses possibilités et à la richesse de l’offre, la question est maintenant de savoir comment bien choisir son logiciel de gestion de facture.
Choisir son logiciel de facturation en fonction des fonctionnalités proposées
Un artisan n’aura certainement pas les mêmes besoins qu’une multinationale. La taille de l’entreprise déterminera en premier le programme à prendre. Vous trouverez sur le marché des outils dédiés à un statut particulier : des logiciels de facturation spécialement développés pour les auto-entrepreneurs et les TPE, des logiciels de facturation pour PME, etc. Identifiez ensuite vos besoins. Avez-vous besoin d’un simple outil de facturation ou d’un programme qui traite également votre comptabilité ? Cette option reste inutile si vous vous bénéficiez des services d’un expert-comptable.
Certains logiciels de facturation embarquent un système de gestion automatique des paiements et/ou de gestion des impayés avec relance automatique. D’autres permettent, en amont de la facturation, d’établir des devis. Bien que le devis constitue un élément fondamental au fonctionnement des entreprises, les outils de facturation n’incluent pas toujours cette option. Si besoin, vous pouvez aspirez à un logiciel incluant une option de personnalisation. Vos factures porteront ainsi vos couleurs, votre logo ou encore votre slogan pour peaufiner votre stratégie de marque.
L’ergonomie et l’intuitivité, autres critères de choix de votre logiciel de facturation
Il est bon de savoir que tous les logiciels de facturation ne se valent pas, tant au niveau des fonctionnalités que de l’intuitivité. L’ergonomie qui garantit une prise en main facile constitue un autre critère de choix. Choisissez le programme qui s’adapte au mieux à vos habitudes. Vous pouvez de cette manière appréhender le logiciel plus rapidement. Les meilleurs logiciels de facturation possèdent une interface simple et intuitive.
Pour savoir qu’un outil vous convienne plus qu’un autre, n’hésitez pas à tester. Dans ce cas, il est important d’opter pour une solution qui propose une version démo disponible pour 15 jours ou un mois dans la plupart des cas. Vous pouvez ainsi utiliser gratuitement le logiciel pendant 15 à 30 jours et voir si l’outil de facturation choisi répond aux besoins spécifiques de votre entreprise, notamment au niveau de l’interface, la prise en main, le mode d’édition de facture, les fonctionnalités annexes et leur accès ou encore le rendu visuel de la facture.
Gratuit ou payant ? En ligne ou hors ligne ?
Autre critère de choix pour trouver votre outil de facturation : le budget. Vous trouverez sur le web un large choix d’outils de facturation gratuit. Les meilleurs logiciels de facturation gratuits intègrent les fonctionnalités de base. Ces solutions conviennent plus aux petites structures : aux artisans sous le statut d’auto-entrepreneur, aux start-ups, aux TPE. Certains logiciels peuvent même répondre aux besoins des PME. Néanmoins, tenez compte de ce fait : les logiciels de facturation gratuits limitent généralement les possibilités d’action grâce à un nombre de fonctionnalités restreint, contrairement aux versions payantes. Des fonctionnalités avancées sont implémentées sur ces dernières.
Les offres disponibles incluent par ailleurs deux types de logiciels. Vous pouvez opter pour une solution à installer sur votre poste après l’achat d’une licence. La seconde option consiste à prendre un logiciel de facturation en ligne (SAAS). Ces derniers offrent l’avantage d’être accessible partout, dès lors que vous disposez d’une connexion Internet. Pour ce type de logiciel, assurez-vous que l’éditeur garantit un espace sécurisé pour le stockage des données. Il est également important de connaître le lieu d’implantation du serveur, notamment pour être au fait des législations sur l’accès aux données informatiques.
Logiciel de facturation : la question de la sécurité et de la certification
En plus de l’efficacité et de l’ergonomie, la sécurité est un paramètre à ne pas négliger lorsque vous choisissez votre logiciel de facturation, notamment pour les solutions en lignes. On parle ici de la sécurité à deux niveaux : sur le plan de l’hébergement pour la confidentialité des données et au niveau de la protection contre les d’éventuels accidents informatiques ou une infestation de virus.
Enfin, assurez-vous que le logiciel de facturation choisi soit certifié. Depuis le 1er Janvier 2018, la loi impose effectivement l’utilisation d’une solution certifiée pour l’édition des factures digitales. Cette certification est accordée aux logiciels qui garantissent l’inaltérabilité des données, leur archivage et leur sécurisation. L’usage de ces logiciels certifiés concerne les entreprises soumises à la TVA qui reçoivent les encaissements des particuliers non assujettis à la TVA (les commerces à tickets de caisse sans émission de facture par exemple).
