Avant d’investir dans des logiciels permettant de faciliter les process de travail, de nombreux critères doivent être pris en compte. Si la gestion des achats, des stocks et des ventes doit être informatisée, il est important de savoir comment bien choisir son logiciel de gestion commerciale. Ainsi, l’entreprise pourra bénéficier de tous les avantages d’un logiciel adapté à ses besoins.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion commerciale ?
Au début de leurs activités, bon nombre d’entreprises ont toujours recours à des outils bureautiques pour la gestion en général. Mais ce genre d’outils est vite dépassé lorsque l’entreprise évolue et les activités prennent de l’ampleur. Entre autres, quand le volume de données devient plus important dans l’entreprise, la gestion avec des feuilles de calcul ou avec un logiciel de traitement de texte n’est plus suffisant. C’est là tout l’intérêt de l’utilisation d’un outil dédié tel que le logiciel de gestion commerciale.
Une gestion commerciale informatisée est la meilleure solution pour structurer, organiser et automatiser tous les processus commerciaux de l’entreprise. Tous les décisionnaires et les commerciaux peuvent accéder à une vision globale de toutes les activités commerciales. Des outils comme les tableaux de bord intégrés permettent d’observer et de surveiller la rentabilité de l’entreprise. Outre la gestion complète des ventes et des achats, un logiciel de gestion commerciale offre d’autres avantages.
Les principaux atouts sont le gain du temps et la réduction, voire la suppression, des risques d’erreur liés à la saisie manuelle. Les documents commerciaux, dont les devis, sont créés rapidement. Ce qui permet d’avoir une meilleure réactivité vis-à-vis des clients et des partenaires. Un logiciel de gestion commerciale gère également les relances clients en cas de retard de paiement. Enfin, c’est également un outil permettant de suivre en temps réel l’état de son stock, pour éviter par exemple les problèmes de rupture de stock.
Les principaux critères pour bien choisir son logiciel de gestion commerciale
En général, un logiciel de gestion commerciale comporte de nombreuses fonctionnalités telles que le suivi des commandes et des règlements, la gestion des achats, des stocks et des inventaires, l’établissement facilité des devis, des bons de commandes, de livraisons et des factures, la gestion des produits et des tarifs, etc. Mais d’autres applications peuvent être également connectées avec le logiciel de gestion commerciale afin de personnaliser votre outil et d’obtenir une solution de gestion sur mesure, adapté aux besoins de l’entreprise.
En amont du projet d’achat de logiciel, il est donc important de bien définir tous les besoins de l’entreprise en termes de gestion commerciale et le budget alloué au projet. Ensuite, il faut également penser à l’adoption facile du logiciel par tous les utilisateurs. Si l’exploitation du logiciel est trop différente des habitudes de travail, l’outil ne sera ni rentable, ni profitable. D’où l’importance de l’ergonomie et de la simplicité d’utilisation. Le choix se porte toujours sur un logiciel intuitif et facile à prendre en main.
Un logiciel de gestion commerciale doit être aussi ultra personnalisable. Toutes les fonctionnalités doivent répondre aux besoins de l’entreprise. Il faut donc éviter les logiciels surdimensionnés, comportant des fonctionnalités inutiles et superflues.
Enfin, grâce au grand volume de données qu’il traite, un logiciel de gestion commerciale doit permettre aux managers et aux décisionnaires d’analyser les performances de l’entreprise. Le logiciel doit offrir de nombreux axes d’analyses, grâce à des indicateurs de performances et des tableaux de synthèse intégrés, faciles à configurer.
Prendre en compte toutes les contraintes techniques
De nombreux critères et caractéristiques techniques définissent la performance d’un logiciel de gestion commerciale. Combien d’utilisateurs peuvent y travailler en simultanée ? Quel volume de données doit être traité ? Est-ce que la configuration du matériel existant correspond avec celle requise par le logiciel ? Le logiciel choisi est-il évolutif afin de pouvoir accompagner l’entreprise dans son évolution et son développement ?
Par ailleurs, il ne faut pas négliger les services associés offerts par l’éditeur du logiciel. Le logiciel doit être facilement mis à jour, par exemple pour s’adapter aux changements liés à de nouvelles réglementations. Enfin, outre la formation proposée par l’éditeur, ce dernier doit également assurer une assistance qui soit réactive et disponible en cas de dysfonctionnement du logiciel.
