Les éditeurs de logiciels s’intéressent de plus en plus aux plus petites entreprises et les ERP inondent maintenant le marché des logiciels. Ce qui ne facilite pas le choix, car il faut savoir comment choisir un logiciel ERP pour pme.
Le choix repose sur des fondamentaux à prendre en considération, à savoir la bonne connaissance de son entreprise, l’évolutivité et l’agilité du progiciel, l’adoption d’un nouveau système de gestion par les employés concernés, le coût d’un ERP et la qualité de services offerts par le prestataire sélectionné.
Ces fondamentaux permettront de bien définir ses besoins et faciliteront le choix d’un bon ERP pour PME. Gros plan sur ces différents critères qui sont valables aussi bien pour une première implémentation de solution ERP que pour un changement de logiciel de gestion d’entreprise existant.
La plupart des PGI ou progiciels de gestion intégrés, grâce entre autres à des fonctionnalités personnalisables, peuvent être adaptés à un grand nombre d’entreprises. Mais il existe également des versions conçues sur mesure, dédiées à une activité donnée. Les PME doivent s’orienter vers cette solution sur mesure, créée en fonction de leurs spécificités. Un ERP spécifiquement orienté sur un seul domaine d’activité est une solution de gestion d’entreprise prête à l’emploi, rapide à mettre en œuvre.
En revanche, les versions standards ou génériques sont des solutions plus généralistes. Certes, la plupart disposent d’une multitude de fonctionnalités, mais ces dernières ne sont pas toujours adaptées ni exploitables pour certaines entreprises, notamment les PME. Cet aspect à la fois complexe et surdimensionné entraîne souvent de nombreux problèmes : difficulté d’adaptation, perte de temps, appréhension des utilisateurs, sans parler d’un ERP qui peut être très onéreux, mais qui est sous exploité, car il ne correspond pas aux besoins de la PME.
C’est pourquoi il est indispensable de bien définir ses besoins et de transmettre les spécificités de sa PME à l’intégrateur de son choix. Ce dernier doit être en mesure de comprendre le métier, voire être un expert dans le secteur d’activité. Ainsi, il pourra analyser les besoins et toutes les problématiques liés à la gestion de votre PME. Mais pour ce faire, il faut aussi préalablement savoir choisir cet intégrateur ERP.
Pour que votre projet ERP réussisse, posez-vous les bonnes questions : la solution ERP sélectionnée est-elle vraiment adaptée aux besoins et à la taille de mon entreprise ? Quelles références l’éditeur et l’intégrateur ERP ont-ils dans votre secteur d’activité ? Ceux qui sont étrangers à votre domaine ne pourront pas vous proposer la solution ERP idéale.
Comme le dit si bien Gestimum, c’est à l’ ERP de s’adapter à l’entreprise et non l’inverse. Qu’il s’agisse d’une première installation ou d’un changement de logiciel de gestion d’entreprise, la démarche doit être toujours la même : un bon PGI doit s’adapter facilement à tous les processus de travail de l’entreprise. L’ERP offre ainsi un environnement favorable aux décisionnaires et doit répondre à tous les besoins préalablement définis.
Par ailleurs, un bon ERP est toujours évolutif, au moins à moyen terme. À l’installation, le PGI répond à plus de 80% des besoins fonctionnels de l’entreprise, mais ce même progiciel doit permettre également des ajustements nécessaires dans le futur. Les activités de l’entreprise évoluent et tous les outils existants doivent suivre cette évolution pour assurer une bonne gestion. C’est là tout l’intérêt d’un ERP flexible, ultra personnalisable, modulable et évolutif. Cette éventualité de croissance et de développement de l’entreprise doit donc être prise en compte avant la décision d’achat. C’est également l’intérêt de tester l’ERP, voire effectuer une simulation de croissance, afin de déterminer les limites du progiciel.
À cet effet, répondre aux bonnes questions suivantes est indispensable :
• L’ERP est-il assez évolutif pour accompagner le développement et la croissance de mon entreprise ?
• La solution ERP est-elle modulable en fonction de l’évolution des besoins de mon entreprise ?
• Est-il possible d’intégrer l’ERP dans la gestion de comptabilité intégrée de l’entreprise ?
Les réponses à ces questions vous permettront d’avoir un véritable tri sélectif et avoir la « shortlist » idéale pour le choix final.
Toujours prendre en compte l’adoption et l’appropriation d’un ERP par les utilisateurs.
L’intégration d’une nouvelle technologie peut provoquer une appréhension de la part des utilisateurs, notamment s’ils la découvrent. Dans le cas d’un ERP, le progiciel doit être intuitif, facile à prendre en main, convivial et personnalisable à souhait. Certes, chaque service au sein de l’entreprise a sa spécificité, mais une solution ERP doit être exploitable et accessible à tous, y compris aux employés non utilisateurs de l’ ERP.
Cette facilité offerte par l’ERP sélectionné optimise l’expérience utilisateur : les utilisateurs sont rassurés par la rapidité de la mise en application, l’appréhension disparaît et offre une meilleure adoption et acceptation par tous les utilisateurs. Enfin, travailler avec un outil à la fois innovant, simple à utiliser et efficace procure un certain plaisir dans le travail. Ainsi, le progiciel doit être capable de fournir les bonnes informations au bon moment, aux bonnes personnes.
Pour plus d’efficacité et de productivité, l’entreprise peut également miser sur la mobilité. Un ERP mobile facilite les missions à l’extérieur et offre à l’entreprise une meilleure productivité. Les informations peuvent se transmettre en temps réel et leur traitement n’en sera que plus rapide.
Dans tous les cas, il est primordial à l’entreprise de bien communiquer sur le projet ERP à l’ensemble de son personnel. Forcément, l’adoption d’un nouvel outil peut impacter les collaborateurs et la bonne communication permettra éventuellement de soulever certaines problématiques à résoudre pour une meilleure adoption de la solution ERP.
Dans la plupart des cas, les coûts initiaux d’un ERP sont un frein empêchant l’adoption de l’ERP idéal pour l’entreprise. En revanche, l’achat doit être considéré comme un investissement à moyen ou à long terme.
En règle générale, en moyenne, un PGI a un cycle de vie allant jusqu’à 10 ans, voire plus, notamment si l’on opte pour une bonne évolutivité et modularité du progiciel. Idéalement, l’entreprise doit analyser le retour d’investissement attendu. Après avoir étudié tous les possibilités et avantages offerts par son futur ERP, il est aussi indispensable de bien définir son budget en fonction des critères suivants :
• les licences et les infrastructures selon le modèle de progiciel,
• le déploiement de la solution ERP,
• le temps de projet et d’intégration,
• la maintenance et les supports,
• les éventuels achats de modules supplémentaires,
• les futures évolutions, qu’elles soient standards ou spécifiques.
Par ailleurs, le mode d’installation et d’exploitation de son futur ERP peut influer sur le budget. Il est donc important de définir quel modèle d’implémentation serait plus avantageux à l’entreprise. Vous avez le choix entre un ERP « on premise », c’est-à-dire un progiciel installé en interne sur votre propre serveur, et un ERP basé sur le Cloud ou à exploiter en tant que SaaS. Pour le premier, l’achat d’une licence est incontournable. Quant au second, l’entreprise souscrit un abonnement auprès de l’éditeur d’ERP.
Au-delà des critères de choix d’une solution ERP, il faut également prendre en compte la notoriété et la qualité de l’éditeur de solutions ERP. En effet, il sera le partenaire qui assurera la pérennité de votre ERP. Comme une équipe faisant partie de l’entreprise, l’éditeur et l’intégrateur ERP doivent offrir un accompagnement sans faille, notamment quand l’entreprise aura besoin d’ajustements ou de modifications dans la solution ERP installée.
Ils doivent aussi garantir la maintenance, les supports et la mise à jour du progiciel afin que celui-ci reste fonctionnel et performant dans l’entreprise. Également force de proposition, l’éditeur ERP offre toujours un accompagne sur mesure et des conseils.
Il est ainsi indispensable de se focaliser sur la notoriété de l’éditeur, sur son expertise et son expérience, notamment dans le secteur d’activité de l’entreprise, sur le service après-vente, sur le service clients ou encore sur la gestion des tickets, sur sa disponibilité et sa proximité géographique, etc.
Bien analyser le profil de votre fournisseur de solutions ERP vous garantira un progiciel toujours efficace et performant.
Entre autres, vous pouvez vérifier :
• l’ancienneté de l’éditeur, ses références, sa santé financière et sa stabilité organisationnelle ;
• les avis clients émis à propos de l’éditeur, notamment dans votre secteur d’activité,
• la vision stratégique, technologique et la capacité d’innovation de l’éditeur,
• la disponibilité et la qualité de l’accompagnement, notamment en termes de supports et de formation clients.
Les réponses aux quelques questions suivantes peuvent suffire pour bien choisir un éditeur fiable :
• À quelle fréquence sont faites les mises à jour ?
• Les évolutions de la solution sont-elles pertinentes ?
• Quelles sont les dernières performances en termes d’innovation ?
• Quels moyens sont mis à la disposition de la clientèle pour le support clients et pour les formations et assistance ?
• L’éditeur a-t-il un bon taux de satisfaction clients ?
Dans tous les cas, quels que soit vos besoins dans un projet ERP, Gestimum reste à votre disposition pour des solutions ERP 100% PME. Parlons ensemble de votre projet ERP et, grâce à notre expérience et à notre expertise en la matière, nous trouverons la solution idéale à votre gestion d’entreprise.
