Equiper son entreprise d’un logiciel de gestion est un véritable enjeu stratégique pour votre entreprise. Aussi cela implique de se poser les bonnes questions avant de se lancer dans l’aventure.
Achat ou location de mon logiciel de gestion ?
Aujourd’hui vous avez le choix. Avec le mode achat, vous êtes propriétaire des licences qui vous donnent un droit d’utilisation au logiciel illimité dans le temps avec la possibilité de souscrire à un contrat de maintenance, comprenant les mises à jours, voire une assistance.
En mode locatif, vous payez une redevance périodique (annuelle, trimestrielle ou mensuelle) qui vous donne généralement droit d’accès au logiciel, à toutes ses mises-à-jour et le plus souvent également à une assistance. Tout est compris dans la location. Cette solution est moins gourmande en trésorerie au départ et permet de commencer en douceur si vous avez des besoins standards. Elle est cependant souvent plus coûteuse sur la durée et permet moins d’adaptation à votre métier, d’autant que vous ne maîtrisez pas le tempo des mises-à-jour réalisées automatiquement par l’éditeur.
Où héberger mon logiciel de gestion ?
Quelle que soit la solution choisie, vous pouvez décider d’héberger la solution de gestion au sein de votre entreprise, chez un hébergeur ou un intégrateur …
L’hébergement chez un tiers vous évite d’investir dans du matériel puisque vous n’avez théoriquement plus besoin de disposer d’une infrastructure informatique mais uniquement de terminaux et d’un navigateur pour y accéder. En plus du prix des licences, vous payez une redevance périodique couvrant l’utilisation et la maintenance des serveurs.
Parfois, c’est l’éditeur lui-même qui vous proposera le logiciel en mode hébergé ; c’est le mode de commercialisation « SaaS » pour « Software as a Service ». Vos données hébergées sont disponibles moyennant un droit d’accès à payer mensuellement au prorata du nombre d’utilisateurs. Vérifiez que vous restez bien l’unique propriétaire des données que vous générez. Assurez-vous également de la réversibilité, pour le jour où vous souhaiteriez changer de solution de gestion.
Est-ce que ce logiciel de gestion répond à mes besoins spécifiques ?
La majorité des logiciels du marché sont conçus pour répondre aux besoins du plus grand nombre. Mais qu’en est-il de vos besoins à vous ? Il est impératif de lister vos besoins propres à votre fonctionnement et de valider si la solution de gestion envisagée y répond bien. Par exemple, avez-vous besoin d’une gestion de lot, de série, dates de péremptions ? Le logiciel permet–il de gérer plusieurs devises ? Permet-il de personnaliser vos documents ? Le logiciel gère-t-il les codes-barres ? Dispose-t-il d’une comptabilité analytique multi-niveaux ?…
Vous devez vous concentrer sur votre mode de fonctionnement, vos indicateurs clés de gestion et distinguer le standard du spécifique pour tirer le meilleur parti de votre logiciel. Il ne faut pas voir dans le logiciel de gestion un simple outil d’édition de factures ou de gestion des stocks. C’est un véritable outil stratégique pour le dirigeant, qui, bien exploité permet non seulement de réduire les coûts et gagner en productivité, mais aussi d’analyser votre activité en temps réel (dépenses, achats, ventes…), d’avoir une vision globale ou au contraire ultra détaillée pour prendre des décisions plus rapides et mieux fondées.
Est-ce que ce logiciel de gestion est facile à utiliser ?
Nous n’avons pas tous les mêmes connaissances en informatique, il est donc important de s’assurer que l’application soit accessible à tous, quel que soit la fonction de l’utilisateur. La simplicité d’utilisation et l’ergonomie du logiciel sont 2 critères primordiaux qui non seulement faciliteront l’adhésion de ce nouvel outil par les utilisateurs mais aussi diminuera les coûts de démarrage et de formation des nouveaux collaborateurs. Ce point est particulièrement sensible pour les PME. Optez pour un logiciel facile à prendre en main, intuitif, doté de raccourcis, avec des interfaces personnalisables pour que l’utilisateur ne soit pas pollué par des fonctions qu’il n’utilise pas dans son quotidien.
Est-ce que ce logiciel de gestion est évolutif ?
Si votre objectif est de développer votre entreprise, ou de l’adapter en continu à un business changeant, il est important de s’assurer que le logiciel que vous choisirez aujourd’hui soit suffisamment souple pour répondre à vos ambitions de demain. Cet outil doit être un accélérateur et non un frein à votre croissance. Si vous êtes amenés par exemple à doubler votre effectif assurez-vous de la possibilité de travailler en multipostes. Anticiper une éventuelle extension géographique en optant pour un logiciel apte à fonctionner en réseau multi-sites. Penser également à la mobilité de vos collaborateurs en choisissant une solution de gestion capable par exemple lors de la visite de vos commerciaux chez un client d’avoir accès à distance à des données comme l’encours client ou l’état des stocks en temps réel.
Est-ce que ce logiciel est ouvert ?
Votre solution de gestion va certainement devoir communiquer avec des systèmes d’informations externes. Les possibilités de votre logiciel seront sans limite si ce dernier est capable de s’ouvrir aussi bien techniquement que fonctionnellement à d’autres logiciels, soit de façon native, soit en faisant appel à des intégrateurs capables de développer des modules complémentaires qui permettront de l’enrichir en fonction de vos besoins. Imaginons par exemple que demain vous vous décidiez de faire de la vente en ligne, assurez-vous de pouvoir interfacer votre logiciel avec votre site marchand afin d’ajouter le canal de vente en ligne aux canaux habituels. Vous disposerez ainsi d’un outil capable de rapatrier les informations de votre site internet automatiquement sans intervention humaine, de synchroniser les informations clients, catalogue produits…
Pour finir, n’hésitez pas à demander conseil autour de vous. Vous pouvez solliciter des dirigeants d’entreprise exerçant dans le même secteur d’activité que vous, lire des témoignages, vous rapprocher de votre intégrateur informatique, de votre chambre de commerce ou même de votre expert-comptable. Nombreux sont ceux dans votre entourage capable de vous aider à choisir le bon logiciel de gestion !
