Pour une entreprise, mettre à exécution un projet ERP s’inscrit dans une démarche stratégique d’évolution. Ce changement organisationnel est animé par le besoin d’optimiser efficacité, performance et compétitivité. En tenant compte des risques potentiels liés à la transition, il est nécessaire de mettre en place un plan de conduite fiable pour bénéficier de toutes les promesses d’un ERP.
Motivation de l’entreprise et analyse préalable
Pour rappel, l’ERP permet d’automatiser les fonctions clés d’une entreprise et d’optimiser les processus de gestion des différents pôles métiers comme les achats, les ventes, la gestion des stocks, la comptabilité ou encore la relation client. Avec un ERP, toutes les données sont par ailleurs centralisées sur un seul serveur, affranchissant les collaborateurs de la fastidieuse tâche de saisie. Les avantages offerts par ce système informatique traduisent la motivation d’une entreprise à opérer un changement au niveau de l’organisation. La refonte est entre autre motivée par la simplification et l’optimisation des processus de gestion de tous les services.
La réussite du projet tient beaucoup des études préalables effectuées, celles-là mêmes qui permettraient d’opérer la meilleure conduite de changement. Renseignez-vous sur les points faibles et les points forts de chaque service. Évaluez les besoins de l’entreprise (en termes d’organisation notamment mais aussi d’activités et de chiffres d’affaire) puis réalisez une projection sur les réels impacts de l’ERP sur l’entreprise et les collaborateurs. Tenez également compte des évolutions prévues et déterminez le projet ERP en conséquence. Enfin, il est particulièrement important de peser les avantages et les inconvénients. Un manque de motivation, une vision limitée sur l’après-ERP et un plan d’action approximatif risquent de nuire à la mise en place d’un projet ERP.
Phase d’information : rassurez les collaborateurs
Dans le cadre de cette conduite de changement, il est impératif de renseigner les collaborateurs sur les nouveaux usages apportés par la mise en place d’un ERP. Cette phase d’information leur permettra de prendre conscience de leur aptitude face à cette nouvelle méthode de gestion de l’entreprise. Le plan d’action doit soulever les incompétences, inconscientes et conscientes pour pouvoir réagir en conséquence : élargir le champ de compétence des futurs utilisateurs sur les programmes informatiques à mettre en place.
En plus de permettre à l’entreprise de définir une stratégie de formations nécessaires à tout projet ERP, la phase d’information est particulièrement importante dans le sens où celle-ci permet d’avoir un retour sur l’impression des collaborateurs et d’obtenir un maximum d’adhésion de leur part. Il va sans dire qu’un taux de résistance trop élevé risque fort de nuire à la bonne conduite des changements à opérer. Ici, la direction doit rassurer les futurs utilisateurs sur les impacts positifs de l’ERP sur le travail (gain de temps, efficacité optimisée, ..). Il est tout aussi nécessaire de les informer régulièrement de l’avancée du projet.
Définition des acteurs clés et transferts de compétence
La réussite du projet ERP repose également sur un bon pilotage. Dans la phase de définition du projet, il est important de trouver les interlocuteurs qui sont à même de conduire le projet sur toutes les étapes, des études préalables à l’assistance post-démarrage. Le nombre des membres de l’équipe de pilotage dépendra bien essentiellement de la taille de l’entreprise et de l’envergure du projet.
Pour une TPE et toute autre structure de moins de 10 personnes par exemple, la conduite du projet peut être pris en charge par le dirigeant. Pour un PME qui compte jusqu’à 30 employés, il est nécessaire de déterminer un minimum de 5 utilisateurs clés réunis autour d’un chef de projet. Pour une entreprise qui compte plus de 30 employés, prévoyez une dizaine de keys users pour une implémentation rapide et efficace du projet ERP. Pour la mise en place d’un nouveau processus opérationnel, les futurs utilisateurs sont les mieux placés pour identifier le meilleur moyen d’intégrer la nouveauté en tenant compte du mode de fonctionnement déjà en place. C’est là tout l’intérêt du système d’utilisateur clé. L’erreur à ne pas faire : prendre des personnes en dehors de la plateforme.
Formation, démarrage et accompagnement
En plus de la formation à proprement parler sur l’utilisation des nouveaux outils, la formation permet également d’impliquer les collaborateurs avant même le démarrage du projet. Cette phase vous permettra par ailleurs de mesurer avec pertinence les résistances aux changements, un aspect à ne surtout pas négliger. La non-implication des utilisateurs sera synonyme de lenteur au niveau de l’adoption du projet ERP, ce qui risque de nuire aux performances de l’entreprise. Lors des formations, soulevez les difficultés et les éventuels obstacles qui provoquent la réticence de certains collaborateurs.
En apportant une solution aux problèmes rencontrés, vous gagnerez plus d’adhérents au projet. La formation doit aller de pair avec des phases de test. À l’issue de ces derniers, recueillez les feedbacks des utilisateurs et tenez-en compte pour le paramétrage de l’ERP (identifier et régler les erreurs, optimiser si besoin la personnalisation des outils, …). Après le démarrage, les formations continuent au fil des mises à jour effectuées en cas d’évolution
