Vous avez le sentiment d’être submergé (e) par des tâches répétitives et chronophages qui vous empêchent de vous investir pleinement dans votre cœur de notre métier ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul (e) à vivre cette situation. Bien que ces tâches soient nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, elles consomment un temps précieux et surtout votre énergie.
Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?
L’automatisation des tâches, c’est l’utilisation de systèmes informatisés pour rendre automatiques des activités qui étaient auparavant effectuées manuellement. Cela peut inclure des processus simples comme l’envoi automatique d’e-mails ou des processus plus complexes comme la gestion des stocks. L’objectif est de réduire au maximum les actions non productives pour libérer du temps pour des tâches plus stratégiques et ainsi remonter le moral et l’efficacité de vos collaborateurs.
Pourquoi automatiser les tâches répétitives ?
Les tâches répétitives sont présentes dans tous les services : administratif, relation client, logistique, commercial.. Ces tâches affectent la productivité et la motivation des équipes. En les automatisant, les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, peuvent non seulement gagner du temps mais aussi améliorer la qualité du travail en réduisant les risques d’erreur humaine. Cette automatisation permet de libérer les collaborateurs de missions fastidieuses et sans valeur ajouté, leur permettant ainsi de se concentrer sur leur cœur de métier et donc être plus productifs pour l’entreprise.
Comment procéder à l’automatisation des tâches ?
La première étape consiste à identifier les tâches à automatiser. Celles-ci sont généralement caractérisées par leur caractère répétitif, ennuyeux et le fait qu’elles ne nécessitent pas de prise de décision complexe. Monitorer son temps pendant une semaine peut aider à prendre conscience, dans un premier, de l’ampleur de ces tâches et de leur impact sur la productivité. Pour des sociétés plus importantes, il peut être utile de réaliser un audit des processus internes pour déterminer les activités les plus chronophages et les plus sujettes aux erreurs. Une fois les tâches identifiées, il est ensuite possible de choisir les outils et les logiciels adaptés à l’automatisation de ces processus.
Quelques exemples de tâches à automatiser :
- La gestion des stocks : automatiser le réapprovisionnement des produits en fonction des niveaux de stock pour éviter les ruptures ou les surplus.
- La facturation et les relances clients : automatiser l’édition et l’envoi des factures aux clients ainsi que les relances pour accélérer le processus de paiement et réduire les retards.
- La gestion des e-mails : automatiser le tri et la classification des e-mails pour prioriser les messages importants et réduire le temps passé à gérer sa boîte de réception.
- L’animation des réseaux sociaux : automatiser la publication de contenu sur les réseaux sociaux pour maintenir une présence en ligne constante sans avoir à y consacrer trop de temps.
Choisir les bons outils pour accompagner l’automatisation
Avant de mettre en place un système d’automatisation, il est essentiel de choisir les outils et les logiciels adaptés à vos besoins. Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions sur le marché, allant des outils gratuits et open source aux solutions payantes et personnalisées. Il est important de prendre le temps de comparer les différentes options disponibles et de choisir celle qui répond le mieux à vos besoins. Opter pour une solution tout-en-un peut être judicieux pour simplifier la gestion quotidienne.
Les avantages de l’automatisation des tâches :
- Gain de temps et de productivité : en automatisant les tâches répétitives, les entreprises libèrent du temps pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée et source de CA.
- Réduction des erreurs : en éliminant les tâches manuelles, l’automatisation réduit les risques d’erreur humaine et garantit une plus grande précision dans l’exécution des tâches.
- Amélioration de la satisfaction des équipes : en déchargeant les collaborateurs des tâches rébarbatives, l’automatisation permet de renforcer leur motivation et leur engagement au travail et ainsi les rendre plus heureux.
En automatisant les tâches répétitives, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, réduire les coûts et libérer du temps pour se concentrer sur des activités plus rentables.
