Découvrez vos obligations contractuelles et comptables dans le cadre de la loi du 5 Septembre 2018 visant à réformer le système de formation professionnelle, d’apprentissage et d’assurance chômage.
1. La réalisation d’un bilan pédagogique et financier (BPF)
Les organismes de formation sont assujettis aux obligations comptables. Cela leur permet de bénéficier d’une exonération de la TVA, quel que soit leur statut ou leur forme juridique : qu’il s’agisse d’une société, d’un travailleur indépendant, d’un organisme paritaire agréé ou d’une personne morale de droit privé ou public.
Conformément à l’article L6313-1 du Code du travail, diverses actions liées au développement des compétences pertinentes des dispositions relatives à la formation professionnelle, notamment les formations, les validations des acquis de l’expérience (VAE), les bilans de compétences, et les formations en apprentissage. Le bilan pédagogique et financier (BPF) est l’une des obligations comptables incontournables pour les organismes de formation. Ce document est requis lors de l’audit initial de la certification Qualiopi, permettant de récapituler les activités de formation sur une année comptable et de fournir des données essentielles pour l’analyse et les statistiques liées à la formation professionnelle.
Selon l’article 6352-24, tous les organismes de formation professionnelle, quel que soit leur statut juridique, doivent établir un BPF. En cas de non-respect de cette obligation, leur déclaration d’activité devient caduque, les respectant ainsi de proposer de nouvelles formations professionnelles.
Le BPF doit contenir les éléments suivants :
- Les activités de formation réalisées au cours de l’exercice comptable.
- Le nombre d’heures de formation suivies et dispensées, classées par niveau, type et durée.
- Le nombre d’apprenants formés.
- Les données comptables liées aux prestations de formation professionnelle.
- La répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises.
Le BPF doit être transmis aux DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) via le site web « Mon activité formation » en remplissant le formulaire Cerfa N°10 443. Pour éviter des complications futures , il est recommandé de préparer le BPF le plus tôt possible et de gérer efficacement les actions de formation.
2. La désignation d’un commissaire aux comptes
En tant qu’organisme de formation, vous êtes également tenu de nommer un commissaire aux comptes si vous atteignez certains seuils. Pour cela, vous devez satisfaire à au moins deux des critères suivants à la fin de l’exercice social :
- Avoir 3 salariés en CDI.
- Avoir un bilan total de 230 000 euros.
- Avoir un montant total hors taxes de 153 000 euros.
Il est néanmoins possible de demander la nomination d’un commissaire aux comptes même si vous n’avez pas atteint ces seuils. Cette démarche doit être entreprise par le responsable ou un associé de l’organisme de formation.
Il est important de noter que des sanctions sont prévues en cas de non-désignation d’un commissaire aux comptes lorsque les seuils sont atteints. Cela peut entraîner la perte du numéro d’organisme de formation et l’invalidation des décisions prises en assemblée générale ou dans un organe décisionnel depuis l’année comptable où le seuil a été atteint. Des amendes pouvant s’élever à 30 489 euros et des peines d’emprisonnement de 2 ans sont également possibles. Tout acte d’obstruction aux activités de contrôle du commissaire aux comptes peut entraîner une amende de 76 224,50 € et une peine d’emprisonnement de 5 ans.
3. La mise en place d’un plan comptable
Conformément à l’arrêté du 2 août 1995, vous devez établir un plan comptable dédié à la formation professionnelle. Cela s’applique aux organismes de formation ayant une activité unique et un chiffre d’affaires annuel hors taxes égal ou supérieur à 15 244,90 €, ainsi qu’aux organismes de formation ayant des activités multiples, sans limite de chiffre d’affaires lié à la formation professionnelle continuer. La création de ce plan peut nécessiter l’intervention d’un expert-comptable.
Des annexes doivent être incluses dans le plan comptable pour justifier certaines ressources. Le non-respect de ces obligations peut entraîner diverses sanctions, y compris l’annulation de la déclaration d’activité, une amende de 4 500 €, et une interdiction temporaire ou permanente d’exercer la fonction de dirigeant d’organisme de formation, accompagné de sanctions pénales.
4.L’élaboration d’une comptabilité analytique
Si votre organisme de formation propose diverses activités, la mise en place d’une comptabilité analytique est requise pour distinguer clairement les revenus et les coûts associés à chaque activité. Il est essentiel de noter que les actions de validation des acquis de l’expérience (VAE) doivent être réalisées séparément des autres activités de formation. Pour un organisme proposant, par exemple, des formations continues, du coaching, et des formations en VAE, une comptabilité analytique permettra de les différencier.
La comptabilité analytique vise à retracer les produits et les coûts liés à la mise en œuvre de la formation en apprentissage. Elle permet de déterminer les charges et les produits liés à la réalisation des actions de formation en apprentissage. Cette obligation concerne les organismes de formation professionnelle, qu’ils soient publics ou privés, proposant une activité de formation en apprentissage, quelle que soit leur situation fiscale, leur régime d’imposition, leur chiffre d’affaires ou leurs produits.
